De startdatum van de reservaties worden besproken tussen productie, reservatieteam en secretaris.
Het reservatieteam moet weten van wanneer de Pikuurofoon moet opgezet worden de secretaris moet, als GDPR-verantwoordelijke, nagaan wanneer het haalbaar is dat de elektronische mailing verzonden kan worden (waartoe alleen de communicatieverantwoordelijke en hijzelf toegang tot heeft).